Município mineiro implementa solução em todas as secretarias e autarquias da administração pública e se torna a primeira cidade do estado a ter processos 100% digitais

Reportagem e foto: Pacheco de Souza

Localizada na região metropolitana de Belo Horizonte e uma das cidades com maior PIB per capita no país, Confins também passa a ser exemplo de eficiência na gestão pública. A prefeitura do município adotou a plataforma cloud de comunicação, atendimento e gestão documental da 1Doc. A solução atende todas as secretarias e autarquias da cidade e está em vigor desde junho de 2019.

É o primeiro cliente da empresa em Minas Gerais, o que faz de Confins a primeira cidade do estado a garantir que todos os processos internos e externos sejam totalmente digitais. A expectativa é proporcionar uma economia de R$ 5,5 mil por mês aos cofres públicos, além de poupar quase 30,5 mil litros de água mensalmente apenas com a redução das impressões.

Por meio do software e com processos digitais, o poder público proporciona, entre outros benefícios, um atendimento simples e transparente ao cidadão, mostrando todo o trâmite dos requerimentos, além de possibilitar ao gestor traçar percentuais de engajamento, eficiência e qualidade – obtidos a partir dos despachos lidos e demandas solucionadas.

Dessa forma, os servidores reduzem o uso de papel, aumentam a produtividade, agilizam a rastreabilidade dos documentos e, principalmente, melhoram a transparência na administração. A Prefeitura de Confins terá à disposição os seguintes módulos:

Memorando: documentos em papel serão totalmente informatizados. Assim, a comunicação interna será padronizada, permitindo que a informação tramite mais rapidamente, garantindo que todas as solicitações sejam registradas.

Circular: por meio da digitalização, as circulares serão oficiais e estarão disponíveis a um clique. A plataforma mostra o profissional responsável pela leitura em cada etapa e economiza uma grande quantidade de impressões, possibilitando melhor aproveitamento dos recursos públicos e do meio ambiente.

Protocolo: a população pode iniciar processos em sua própria casa e receber atualizações assim que houver encaminhamento ou resolução do pedido. Tudo vai ser feito eletronicamente para evitar perda ou extravio. Além disso, os gestores têm acesso a indicadores e estatísticas de atendimento para melhorar o setor.

Ouvidoria: os cidadãos também podem registrar pedidos e solicitações diretamente no site da Prefeitura, via smartphone ou em atendimento presencial. Essas demandas são organizadas internamente e direcionadas ao profissional responsável, que receberá uma cópia do atendimento e todas as atualizações por e-mail e/ou SMS.

Menção de documentos, usuários e contatos: quem utiliza a plataforma no poder público pode mencionar outros usuários para receberem o conteúdo e envolvê-los nos protocolos para terem acesso à leitura.

A cidade de Confins foi fundada em 1995 e possui pouco mais de 6 mil habitantes, de acordo com dados do IBGE. Próxima da capital Belo Horizonte, abriga dois terços do Aeroporto Internacional Tancredo Neves, um dos cinco aeroportos mais movimentados do Brasil e principal porta de entrada por via aérea de Minas Gerais.

“O município de Confins possui uma localização estratégica não só para o desenvolvimento do estado, mas do próprio país. A Prefeitura sabe que, para valorizar ainda mais a importância do local, é necessário garantir que a gestão pública seja cada vez mais eficiente”, explica Jéferson de Castilhos, sócio-fundador da 1Doc.

Sobre a 1Doc

Fundada no ano de 2014 em Florianópolis (SC) por Jéferson de Castilhos e Jaison Niehues, a 1Doc é uma plataforma em nuvem que auxilia os servidores públicos a organizar o trabalho, se comunicar melhor e atender as demandas da população com maior eficiência, transparência e engajamento. Além de substituir o papel a partir do registro das demandas internas e externas dos órgãos, a ferramenta monitora o andamento das rotinas diárias em cada setor do órgão, dando total transparência de onde estão as informações e quando deve ser resolvido. A 1Doc já está presente em diversas prefeituras do País. Mais informações em: www.1doc.com.br